Сведения о доходах физических лиц представляются по форме 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица за 20_ год" (далее - Справка) (согласно ред. Приказов ФНС России от 06.12.2011 N ММВ-7-3/909@, от 14.11.2013 N ММВ-7-3/501@).
Форма Справки заполняется на основании данных учета доходов, выплаченных физическим лицам налоговым агентом, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета.
При заполнении формы Справки используются Справочники "Коды доходов", "Коды вычетов", "Коды документов" и "Коды регионов" (далее - Справочники). Справки в электронном виде формируются в соответствии с Форматом сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица за 20__ год" в электронном виде (на основе XML).
Справки представляются налоговыми агентами по каждому физическому лицу, получившему доходы от данного налогового агента. Например, если налоговый агент выплачивал физическому лицу в течение налогового периода доходы, облагаемые по ставкам 9% и 13%, то по окончании налогового периода он составляет по данному физическому лицу и представляет в налоговый орган одну Справку.
Все суммарные показатели в форме Справки отражаются в рублях и копейках через десятичную точку, за исключением сумм налога. Суммы налога исчисляются и отражаются в полных рублях. Сумма налога менее 50 копеек отбрасывается, а 50 копеек и более округляются до полного рубля.
Сведения о доходах физического лица, которому налоговым агентом был произведен перерасчет налога на доходы физических лиц за предшествующие налоговые периоды в связи с уточнением его налоговых обязательств, оформляются в виде новой Справки.
При составлении новой Справки взамен ранее представленной в полях "N ____" и "от ____" следует указать номер ранее представленной Справки и новую дату составления Справки.
Обращаем Ваше внимание на некоторые особенности заполнения Справки.
В поле "признак" - проставляется цифра 1 - если Справка представляется в соответствии с пунктом 2 статьи 230 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс), и цифра 2 - если налоговый агент не удержал у налогоплательщика исчисленную сумму налога. При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода (т.е. до 1 ФЕВРАЛЯ), в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога (п. 5 статьи 226 НК РФ).
В поле "в ИФНС (код)" - четырехзначный код налогового органа, в котором налоговый агент состоит на налоговом учете, например: 6182, где 61 - код региона, 82 - код Межрайонной ИФНС России №12 по Ростовской области.
В разделе 1 "Данные о налоговом агенте" Справки указываются данные о налоговом агенте.
В пункте 1.1 для налоговых агентов - организаций отражается идентификационный номер налогоплательщика (далее - ИНН) и код причины постановки на учет (далее - КПП) (указываются через разделитель "/"), а для налоговых агентов - физических лиц указывается ИНН.
В случае, если сведения о доходах заполняются организацией на физических лиц, получающих доходы от ее обособленного подразделения, в данном пункте после ИНН через разделитель "/" указывается КПП по месту учета организации по месту нахождения ее обособленного подразделения.
В пункте 1.2 "Наименование организации/Фамилия, имя, отчество физического лица" указывается сокращенное наименование (в случае отсутствия - полное наименование) организации согласно ее учредительным документам. Содержательная часть наименования располагается в начале строки, например: "школа N 2" МБОУСО.
В отношении физического лица, признаваемого налоговым агентом, указывается полностью, без сокращений, фамилия, имя, отчество в соответствии с документом, удостоверяющим его личность. В случае двойной фамилии слова пишутся через дефис. Например: Иванов-Юрьев Алексей Михайлович.
В пункте 1.3 "Код ОКТМО" указывается код муниципального образования, на территории которого мобилизуются денежные средства, находится организация или обособленное подразделение организации, где оборудовано стационарное рабочее место того работника, на которого заполняется форма Справки, либо производится ими выплата дохода иному физическому лицу. Если в течение календарного года физическое лицо, о доходах которого заполняется Справка, получало доходы в нескольких обособленных подразделениях, расположенных на территории разных муниципальных образований, то о его доходах заполняется несколько Справок (по количеству муниципальных образований, на территории которых находятся обособленные подразделения, в которых физическое лицо получало доходы). Коды ОКТМО содержатся в "Общероссийском классификаторе территорий муниципальных образований" ОК 033-2013 (ОКТМО). При заполнении показателя "Код по ОКТМО", заполняется восемь знаков (в ред. Приказа ФНС России от 14.11.2013 N ММВ-7-3/501@)
Например, при заполнении формы Справки о доходах, полученных физическим лицом в головной организации, в пункте 1.1 указывается ИНН организации, КПП по месту нахождения организации, в пункте 1.3 указывается код ОКТМО по месту нахождения организации, например ОКТМО города Шахты 60740000.
При заполнении Справки о доходах, полученных работником от работы в обособленном подразделении той же организации, в пункте 1.1 указывается ИНН организации, КПП по месту ее учета по месту нахождения обособленного подразделения организации, в пункте 1.3 указывается код ОКТМО по месту нахождения обособленного подразделения организации.
Для физического лица, признаваемого налоговым агентом, указывается код ОКТМО по его месту жительства.